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如何提高视频会议的效率?

来源:华望技术  时间:2017-08-11  阅读:184

     每到周五下午,办公室的人总是急吼吼的问“什么时候开会”,“要开多久”,“我还没准备好呢,怎么办”。中国人的生活,仿佛在家就被“吃饭了没”环绕,到了工作以后就被“开会了吗”包围,呵,什么时候是个头?
      说到开会,能提高开会的效率是大家迫切需求的,既能控制时间成本,又能提高反应速度。视频会议让大家之间的距离更近,不管是远隔万里,还是异国他乡,都可以通过视频会议系统连接起来。如何让视频开会变的更高效呢?其实不管是视频会议还是实地会议,道理都是一样的,小编分享几点经验。
      一、会议时间的安排
      1、时间不易过长
     一个成年人能聚精会神投入工作的时长大约是两小时左右。因此,我们举行会议时,会议的时间也不应该安排过长,会议的时长一般需要计划和控制在半小时到两小时之间。会议时间太短不利于大家充分沟通并达成最佳结论,会议时间太长则会让与会者“身心疲惫”从而影响会议效率。
      2、准时召开会议
      很明显,会议延迟召开是对时间和成本的浪费,其实这样的会议在我们日常工作中非常常见。杜绝会议延迟召开的办法是:给会议迟到者适当的惩罚、时间一到即召开会议,不管是领导还是普通员工,都没有例外,一直要求准时报到。
      二、会议准备材料安排
      1、提前将会议相关材料分发给与会者
      为了节省会议时间、提高会议效率,会议负责人或会议主持人应该将会议相关材料提前分发给与会者,以便让与会者能有足够的时间在会前阅读和消化这些材料并形成自己初步的意见和结论。这样,正式会议讨论时,大家就能快速、完整地将事先准备好的意见和建议阐述出来,从而加快会议的进程,提高会议的效率。在视频会议中,也可以提前把文档上传,方便会上直接演示。
      2、作好充分的会前准备
      会前的准备工作非常重要,如果会议负责人能在会前花充分的时间进行会议议题和会议内容、材料的准备,则会在很大程度上保证会议的顺利进行。否则可能会由于情况考虑不周、材料准备不够等导致会议拖延或会议无法得到所期望的效果。
      一如前面所讲,如果平常可以很好的把握实地会议,那么远程视频会议基本上没什么问题,当然,大家有什么技术咨询,可以拨打华望的售后电话400-6363-090.